19 mei 2017

Hoe ExpoProof aan een super betrouwbare database kwam

Stel, je hebt een bedrijf dat grote B2B evenementen organiseert voor een specifieke niche. Vakbeurzen voor ambtenaren bijvoorbeeld. Om alles vlot te laten verlopen, wil je dat exposanten zich snel en makkelijk kunnen aanmelden via je website. Wat voor website heb je dan precies nodig?

Window image widget

Eentje die foutloos werkt, en vooral: zonder dataverlies.

Ga maar na: boekingen van exposanten moeten in de workflow van je bedrijf opgenomen worden, zodat de juiste informatie op het juiste moment op het juiste bureau belandt. Informatie over de geboekte stand moet bijvoorbeeld op tijd bij het opbouw-team terecht komen. Als iets dergelijks fout gaat levert dat vertraging, miscommunicatie en uiteindelijk een slechte reputatie op.

Elk beetje data dat kwijtraakt is dus een beetje te veel.

Die conclusie trokken de mensen van ExpoProof zo'n vijf jaar geleden ook. Niet verrassend, want het faciliteren van exposanten zit diep verankerd in het DNA van deze beursorganisator. ExpoProof werkt vanuit de visie dat een succesvolle beurs begint met het tegemoetkomen van de deelnemende bedrijven. Als je deze bedrijven de logistiek en standbouw uit handen neemt, kunnen ze focusen op het contact met bezoekers en potentiële klanten. Dat zorgt er weer voor dat beurzen aantrekkelijk worden voor bezoekers, waardoor ExpoProof steeds grotere beurzen kan organiseren.

De oorsprong van deze succesformule ligt in de tijd dat ExpoProof nog een klein adviesbureau voor beursdeelnemers was. De oprichters zagen vaak dat bedrijven heel veel energie staken in het opbouwen van een gelikte beurs-stand, en te weinig tijd namen om zich voor te bereiden op contact met bezoekers. Toen ze zelf beurzen gingen organiseren besloot ExpoProof dat om te draaien: in hun visie was een beurs geen verzameling afgesloten showrooms, maar een gezellige ontmoetingsplaats.

Om dat te faciliteren hadden ze een open model beurs-stand bedacht dat uitnodigde tot interactie. "Wij waren destijds één van de eersten die dat zo deden," vertelt mede-oprichter Jean Paul Boon: "we wilden terug naar het idee van een markt, waar je bedrijven ontmoet in plaats van etalages bekijkt."

Het bleek een schot in de roos. ExpoProof organiseert inmiddels elk jaar een serie populaire vakbeurzen, zoals de Dag van de Openbare Ruimte en de vakbeurs Ruimte & Licht. De ExpoProof-beurzen staan bekend om hun gemoedelijke sfeer, en hebben een vaste plek veroverd in de agenda's van zowel bezoekende ambtenaren als exposerende bedrijven.

Om het bestaan van hun exposanten nog eenvoudiger te maken, besloot ExpoProof een paar jaar geleden de aanmeldingsprocedure te digitaliseren.

Hun website had al een registratiemodule voor beursbezoekers, maar die voor exposanten was technisch een stuk uitdagender. ExpoProof dacht meteen aan CODE: een eerdere samenwerking was goed bevallen, en CODE nam de uitdaging graag aan. Er was behoorlijk complex programmeerwerk nodig om de hele reserveringsflow te stroomlijnen. Frits Polman, ExpoProof's account manager bij CODE, ziet het ook bij andere klanten: "hoe simpeler je het wilt hebben voor de gebruiker, hoe complexer het is om uit te werken."

Om zeker te weten dat de verwerking van de digitale aanmeldformulieren foutloos en zonder enig verlies van gegevens verliep werd de module uitgebreid getest. Jean Paul benadrukt hoe belangrijk dit is voor ExpoProof: "Die database is ons goud, ons voornaamste product." Pas na verschillende integriteitstests waren CODE en ExpoProof tevreden, en ging de module live.

Het was ook het begin van een steeds intensievere samenwerking. De korte lijntjes, de mogelijkheid om snel te schakelen tussen projecten: ExpoProof en CODE hebben duidelijk een match. Jean Paul is vooral blij met de soepele communicatie en de pro-actieve houding. "Je hoeft bij CODE nooit te duwen en te trekken."

Een goed voorbeeld is de recente ontwikkeling van een multi-site platform. Toen ExpoProof CODE vroeg een eerder gebouwde beurswebsite min of meer te kopieren voor een andere beurs, bedacht CODE dat dat slimmer kon. In plaats van voor elke nieuwe beurs een website vanaf de grond op te bouwen, ontwikkelden ze een oplossing waarbij het toevoegen van een nieuwe website met dezelfde functies een fluitje van een cent werd. Veel voordeliger, licht Frits toe: "je investeert eenmalig in een product dat je vervolgens op al je sites kunt gebruiken."

Wat staat er voor de nabije toekomst nog op stapel? In ieder geval het verder integreren van de bezoekersregistratie in de ExpoProof-sites. Tot voor kort werden bezoekers voor de aanmelding nog doorgestuurd naar een externe partij, maar nu kunnen ze op de site zelf een toegankelijk vormgegeven inschrijfformulier invullen. Alleen de herinschrijvers zijn nog niet over naar het nieuwe systeem. Een mooie uitdaging waar CODE binnenkort haar tanden in gaat zetten.

En daarna? We houden je op de hoogte!

Kan jouw bedrijf zich ook geen dataverlies veroorloven? Of heb je een multi-site platform nodig?

CODE kan het voor je regelen. Bel, mail, of kom langs in Delft!

Neem contact op

Over de auteur

CODE schrijft met gemak 100 regels code per dag, maar een blog is andere koek!  Dat laten we dus graag over aan Linda Bleijenberg, onze copywriter. Ze woont om de hoek en wil ook IT-tovenaar worden als ze later groot is. Tot die tijd schrijft ze blogs over wat wij bij CODE allemaal uitspoken.