Blogs

ERP, PIM, OMS, WMS, 3PL – wat is het en wat kun jij er mee? door Linda Bleijenberg

Raak jij ook de draad kwijt met al die afkortingen van drie letters? ERP, PIM, OMS, WMS, 3PL ... de wereld van de enterprise e-commerce zit er vol mee, en zelfs bij Code hebben we soms moeite ze allemaal uit elkaar te houden. Toch is het slim om je even te verdiepen in wat die termen betekenen. Waarom? Omdat de afkortingen staan voor allerlei handige tools die jouw online business flink vooruit kunnen helpen.

_B3A1189 (1)
Bob Rockland - Code

Daarom in deze blog: een stoomcursus e-commerce lingo voor gevorderden. Als je deze blog uit hebt weet je precies wat die afkortingen betekenen, en vooral: wat jouw bedrijf eraan zou kunnen hebben. Met als bonus: een belangrijke tip van onze CCO Bob over hoe je je keuze voor systemen het beste kunt aanvliegen. Daarna mag je Code altijd bellen om het voor je te regelen ;)

ERP - Enterprise Resource Planning

Deze term is een van de bekendere. Een ERP is vaak het hart van de bedrijfsvoering voor grotere bedrijven. Het is een uitgebreid software pakket met verschillende modules: e-commerce businesses gebruiken vaak modules voor CRM (nog zo’n afkorting! Customer Relationship Management: je klantenbestand), boekhouding, HR, productie, orderverwerking, voorraadbeheer, supply chain, en rapportages.

Voordelen van een ERP
Al die modules zijn slim aan elkaar geknoopt en delen informatie, wat heel veel werk en administratie en kosten bespaart, iedereen in het bedrijf dezelfde data geeft, en er bovendien voor zorgt dat het financiële plaatje altijd duidelijk is. ERP’s zorgen op hun best kortom voor meer controle, effectiviteit en efficiëntie. Om die reden is een ERP een prijzige maar slimme investering voor bedrijven met een complexe setup waarin veel data rond gaat, bijvoorbeeld bedrijven met veel verschillende verkoopkanalen in veel verschillende landen.

ERP x Shopify Plus
Een ERP staat meestal boven je e-commerce platform, omdat de scope ervan groter is. Bij Code zien we vaak dat tot een bepaalde grootte Shopify het centrum van een e-commerce bedrijf is, en dat alle andere systemen aan Shopify gekoppeld worden. Als bedrijven een ERP nemen verandert dat: dan wordt de ERP de ruggengraat van de bedrijfsvoering, en is Shopify een van de systemen die daaraan gekoppeld worden.

Bij grote bedrijven die al wat langer in business zijn zie je vaak dat het hele bedrijf in de ERP zit. Ze zijn over de jaren waarschijnlijk al een paar keer van e-commerce platform veranderd, wat bijna een cosmetische ingreep wordt als je ERP de kern van je bedrijf is. Maar het geeft ook wel aan hoe moeilijk het is om over te stappen naar andere ERP software. Een ERP kies je niet zomaar: je zit er waarschijnlijk lang aan vast.

Voorbeelden van ERP systemen
Welke ERP systemen zijn er op de markt? Je hebt grote namen als Oracle, SAP, NetSuite en Microsoft Dynamics, maar ook voor de iets minder grote bedrijven zijn er geschikte ERP pakketten te vinden. Twee daarvan zitten dicht bij huis: Exact en ItsPerfect Fashion ERP, een ERP van Nederlandse bodem die helemaal afgestemd is op modemerken.

Bij Code kunnen we je niet aan een ERP helpen, maar we zijn wel heel goed in het koppelen van jouw ERP aan je Shopify Plus store(s). Zo hebben we recent een aantal klanten gekoppeld aan ItsPerfect (Vandyck, O’Neill, Jane Lushka), en aan Microsoft Navision (Megacollections, Boska).

PIM - Product Information Manager

De naam zegt het al: een PIM verzamelt al je productinformatie op één plek. Een PIM geeft elk product een unieke SKU (alweer een afkorting! Stock Keeping Unit): een productcode waarmee het product overal geïdentificeerd en getrackt kan worden.

Voordelen van een PIM
Per item slaat een PIM alle informatie op die bij het product hoort, in alle mogelijke varianten voor alle mogelijke kanalen, landen en talen (en SEO): productnamen, productbeschrijvingen, productcategorieën, productafbeeldingen, prijzen, soms ook hoeveel er van het item op voorraad is en waar (hoewel dit meer iets voor een OMS of WMS is: die leggen we verderop uit), en wat je verder nog bedenkt. Via een API kun je al deze data uitwisselen met andere systemen, zoals Shopify, of je ERP.

PIM x Shopify Plus
Shopify kan zelf natuurlijk ook behoorlijk wat productdata opslaan, maar het aantal velden in Shopify is niet onbeperkt. Terwijl je met een beetje meer productinformatie soms veel retouren kunt voorkomen. Je kunt in Shopify ook niet eindeloos veel verschillende versies van dezelfde SKU kwijt. In een PIM wel.

Wanneer is een PIM iets voor jouw business? Als je veel verschillende producten verkoopt, als je veel informatie over je producten wilt vermelden, of als je veel verschillende varianten van je SKU’s nodig hebt en het overzicht wilt bewaren. Die varianten heb je nodig als je je productinformatie wilt optimaliseren voor meerdere kanalen: Shopify storefronts in verschillende talen bijvoorbeeld, verkoopkanalen zoals marketplaces en social media, zoekmachines, verschillende landen met hun regiospecifieke gebruiken en regelgeving, een B2C en een B2B webshop, you name it.

Een PIM zorgt ook voor een vlekkeloze synchronisatie tussen al die kanalen. Dat is essentieel als je meerdere Shopify stores hebt en verschillen in productinformatie (prijzen bijvoorbeeld) wilt voorkomen. Bovendien kun je via een PIM product data uitwisselen in verschillende formats, en met third party systemen - zoals die van je fulfilment partner.

Voorbeelden van PIMs
Akeneo is een veelgebruikte PIM, en in onze ervaring erg goed. Daar koppelen we je business graag aan! We hebben bij Code ook al eens gewerkt met Katana PIM, een Nederlandse partij. Andere bekende PIMs zijn Salsify, PIMcore en Fabric.

OMS - Order Management System

Een OMS is vergelijkbaar met een PIM, maar dan voor bestellingen. Net als een ERP is het opgebouwd uit modules. In een OMS volg je alle bestellingen via alle verkoopkanalen en alle fulfilment routes die je bedrijf heeft. Als een bestelling binnenkomt slaat een OMS die op, maakt een factuur, zet het fulfilment-proces in gang via een koppeling met de daarvoor gebruikte systemen, en volgt de status ervan via verpakking, bezorging en eventuele retournering. Het checkt voorraad levels en past die aan (ook bij retouren), houdt rekening met verschillende warehouse locaties, print verpakkingslabels, en kan instructies voor orderpicking en verpakking geven.

Voordelen van een OMS
Order Management Systemen worden vooral veel gebruikt door fulfilment partijen, warehouses, en klantenservice diensten. Ze zijn onmisbaar voor e-commerce reuzen als Zalando, Amazon en bol.com, die in meerdere landen en via verschillende kanalen verkopen en hun producten op verschillende locaties hebben liggen.

Wanneer is een OMS iets voor jouw business? Omdat het meestal behoorlijk prijzig is, en omdat je je Order Management ook op andere manieren kunt automatiseren, is dit typisch iets voor grote internationale spelers. Krijg je veel bestellingen, verkoop je in meerdere landen en via verschillende kanalen en storefronts, liggen je producten op verschillende locaties, heb je genoeg budget voor een OMS, en daarnaast de middelen om je OMS strak te integreren met alle andere systemen in je business? Dan is dit het overwegen waard.

OMS x Shopify Plus
Als je online verkoopt kun je natuurlijk niet zonder een vorm van order management. Een e-commerce platform als Shopify Plus heeft daarom al veel order management functies ingebouwd. Daarnaast kom je via derden vaak in aanraking met een OMS. Als je samenwerkt met een fulfilment partner is het zeer waarschijnlijk dat die partij een geavanceerd OMS gebruikt, waarin jouw Shopify store een van de ‘verkoopkanalen’ is. Ook als je een ERP hebt zal daar een OMS module in zitten.

Voorbeelden van OMS pakketten
Bekende namen zijn Veeqo, Brightpearl, nChannel, Manhattan Omni, Skubana, Odoo, en Fabric. Onze ervaring in het integreren van Shopify met externe partijen is wat ons onderscheidt van andere agencies. Dus, ben je op zoek naar een partij om een OMS aan Shopify te koppelen? Dan komen we graag eens praten.

WMS - Warehouse Management System

Een WMS is voor bedrijven met een eigen warehouse of distributiecentrum, die hun eigen fulfilment doen. Het WMS houdt overzicht op alles wat in je warehouse gebeurt: welke goederen binnenkomen, waar die neergezet worden, en wat de meest efficiënte orderpicking route is voor een batch bestellingen. Bovendien print het automatisch verzendlabels.

Via handheld scanners en productcodes (de SKU’s waar we het al eerder over hadden) zorgt een WMS ervoor dat medewerkers snel kunnen werken, en wordt de foutmarge vaak flink naar beneden gebracht. Daarnaast laat een WMS je zien hoe je dingen kunt organiseren om nog efficiënter te zijn, door bijvoorbeeld je bestsellers dichtbij de inpaktafel te leggen.

Voordelen van een WMS
Een WMS helpt je enorm om je warehouse te optimaliseren. Bij Code weten we uit ervaring dat er, ergens vanaf 50 bestellingen per dag, fouten gemaakt gaan worden als je zelf je opslag en fulfilment doet. Een WMS is dus iets voor jouw webshop als je uit je winkelpand, kantoorruimte of garage groeit en de opslag van je producten professioneel wilt gaan aanpakken – maar (nog) niet wilt uitbesteden aan een 3PL partner (daarover later meer). Of als je al een magazijn of distributiecentrum hebt, en een efficiëntieslag wilt maken.

WMS x Shopify Plus
Een WMS kan een apart pakket zijn, of een module in een OMS of ERP. Het is meestal goed te koppelen aan andere systemen en partijen, zoals Shopify Plus en de verzenddiensten die je gebruikt. Als je een WMS gebruikt in combinatie met Shopify Plus zorgt de koppeling ervoor dat relevante data die je in Shopify invoert (bijvoorbeeld nieuwe producten) automatisch geëxporteerd wordt naar het WMS, en dat Shopify via het WMS de voorraadlevels in real-time laat zien.

Voorbeelden van WMS pakketten
Goede WMS pakketten kun je vinden bij Picqer en WICS, beide gevestigd in Nederland. Met allebei hebben we bij Code al een aantal klanten blij gemaakt, zoals Pieter Pot en De Gele Flamingo. PeopleVox is ook een bekend WMS, en er zijn zoals gezegd WMS modules beschikbaar binnen OMS pakketten (o.a. Brightpearl) en ERP pakketten (o.a. Netsuite).

3PL: Third-Party Logistics

De term Third Party Logistics verwijst naar alle derde partijen die voor jouw bedrijf de afhandeling van bestellingen en de bezorging van pakketten doen. Dit soort bedrijven staat meestal bekend onder de noemer ‘fulfilment’ of ‘e-fulfilment’ (voor de tak die gespecialiseerd is in e-commerce).

Voordelen van een fulfilment partner
Het uitbesteden van je fulfilment aan een specialist neemt je enorm veel werk uit handen. Niet alleen hoef je heel veel processen niet meer zelf te doen (opslag, voorraadbeheer, orderpicking, verpakking, verzending, retouren afhandelen), vaak doen de specialisten het ook veel beter dan jijzelf. Ze hebben (veel) meer opslagruimte dan jij, met hun geavanceerde software maken ze minder fouten, hun picking robots werken veel sneller, en door hun contacten met verzenddiensten kun je vaak betere service leveren tegen lagere kosten. Bovendien houden de meeste e-fulfilment aanbieders jou als klant uitstekend op de hoogte van wat ze allemaal voor je doen.

Kost wat, maar dan heb je ook wat! Tijd om je volledig te richten op je branding, sales en marketing, bijvoorbeeld (en om weer eens ouderwets op vakantie te gaan).

3PL x Shopify Plus
Fulfilment bedrijven zijn in hoge mate geautomatiseerd en werken allemaal met specialistische software (meestal een WMS, vaak ook een OMS). Veel fulfilment partijen, zeker de grotere, hebben een koppeling met Shopify Plus ontwikkeld waarmee ze Shopify merchants redelijk vlot kunnen koppelen aan hun eigen systemen. Als dat niet het geval is kan Code zo’n koppeling ook voor je maken. Ook als jouw IT setup wat complexer is kun je Code inschakelen om te helpen bij het koppelen van jouw systemen aan die van je fulfilment partner.

Voorbeelden van fulfilment bedrijven
Er zijn in Nederland heel veel e-fulfilment bedrijven te vinden, in allerlei soorten en maten. Code heeft voor verschillende klanten (Gladskin, Stoov, Daily Paper, MUD Jeans, Filling Pieces) samengewerkt met een aantal daarvan, o.a. Active Ants, Promese, Bleckmann en Monta (voorheen Montapacking).

Je tech stack kiezen: belangrijke tip van Bob

Zoals je ziet is er veel krachtige software op de markt om je e-commerce business verder te automatiseren, en om bepaalde onderdelen van je bedrijfsvoering te optimaliseren door specialistische software in te zetten. Daarmee heb je ook meteen een dilemma, als merchant: wanneer voeg je wat toe aan je tech stack? Hoe maak je die keuze het beste?

Het advies van Bob, onze CCO: laat je in je keuzes leiden door je succes. “Daarmee bedoel ik dat je het beste iets nieuws toe kunt voegen op het moment dat je het nodig hebt. Niet vooraf, omdat een of andere sales figuur in pak je heeft verteld dat je niet zonder kunt. Shopify is super makkelijk te koppelen, dus je kunt dingen als een PIM prima on the fly aansluiten.”

Flexibel groeien met Shopify Plus

Wendbaarheid is dus ook zeker een overweging. Een ERP combineert heel veel functies ineen maar beperkt door alle customization soms ook je bewegingsvrijheid. Als je bedrijf nog niet ‘gesetteld’ is, past een combinatie van gespecialiseerde tools misschien beter bij jouw business.

Vooral voor bedrijven die nog volop in de groei zijn is dit een uitstekende aanpak. We zien het bij klanten als Pieter Pot: zij groeien hard maar gecontroleerd, en passen hun tech stack daar continu op aan. Bob: “Met alle out-of-the-box cloud oplossingen en API’s die tegenwoordig voorhanden zijn kan dat ook prima: je hoeft het in feite alleen nog te configureren en je kunt los.” Check ook zeker even wat Shopify Plus in de pijplijn heeft qua nieuwe features. Veel van de functionaliteit die we hierboven noemen zit al in Shopify, en wordt steeds doorontwikkeld.

Bob: “Heb ik het echt nodig? Dat is de belangrijke vraag. En vraag dan een collega om advies, iemand die ook een online business heeft, en geen sales man of vrouw” Met een single-product-store heb je geen PIM nodig, en een ERP is pas efficiënt als het goed afgestemd is op jouw bedrijfsgrootte en behoeften: niet-gebruikte capaciteit is nooit functioneel.

Heb jij al besloten welke externe systemen jouw webshop naar een hoger niveau kunnen brengen? Of kom je er niet helemaal uit? Dan is het nu tijd om Bob een mailtje te sturen! We zijn benieuwd naar je wensen en denken graag met je mee.

Linda Bleijenberg
Geschreven door

Linda Bleijenberg

Code schrijft met gemak 100 regels code per dag, maar een blog is andere koek! Dat laten we dus graag over aan Linda Bleijenberg, onze copywriter. Ze woont om de hoek en wil ook IT-tovenaar worden als ze later groot is. Tot die tijd schrijft ze blogs over wat wij bij Code allemaal uitspoken.

Terug naar insights overzicht