15 oktober 2018

Van software lock-in naar Shopify: de URBANARA case

Het is inmiddels een bekend verhaal: het tragische relaas van de online retailer die gegijzeld wordt door zijn software. Maar het is ook nog steeds een serieus probleem voor veel eCommerce bedrijven. Het Berlijnse woonmerk URBANARA was één van hen. Totdat ze overstapten naar Shopify, en er leaner dan ooit uitkwamen.

Site image widget

URBANARA’s COO Robert Wagner houdt van dat woord, ‘lean’. Hij is zich zeer bewust van wat slechte software met een bedrijf kan doen, nu hij URBANARA’s lock-in van dichtbij meegemaakt heeft. Tot afgelopen zomer draaiden de URBANARA webshops op Prestashop, een open source eCommerce platform met veel ruimte voor maatwerk aanpassingen – wat precies het probleem was.

Van het ene monster naar het andere

De IT infrastructuur van URBANARA was over de jaren een complete monoliet geworden: “Het geheel was zo strak met elkaar verweven dat als je hier iets aanraakte, er daar iets kapot ging. Dus toen we onze webshops responsive wilden maken – een absolute must in de eCommerce tegenwoordig! – en uitbreiden naar andere landen, kon dat gewoon niet met het oude systeem.” Daarnaast leunden veel bedrijfsprocessen nog zwaar op handwerk, ook omdat het logge systeem geen verandering toestond.

Het was dan ook niet verwonderlijk dat URBANARA twee jaar geleden besloot het inefficiënte, verouderde legacy systeem te vervangen door een nieuw, zelfgebouwd platform. Het resultaat: een ambitieus lange-termijn project met een groeiende lijst specificaties, die al URBANARA’s interne en externe processen moesten meenemen.

Robert, die in Oktober 2017 in dienst trad: “Je kunt je voorstellen dat deze aanpak een nieuw monster creëerde: een continu doorgroeiende berg specs, in een poging om het perfect te maken. Toegegeven, als het had gewerkt was het fantastisch geweest! Maar zoals het nu ging was het veel te groot, veel te ambitieus.”

op zoek naar

een betere oplossing

Toen het duidelijk werd dat de deadline voor lente 2018 heel moeilijk te halen zou worden, besloot URBANARA het idee van een zelfgebouwd platform helemaal op te geven. In plaats daarvan werd de focus gelegd op het implementeren van een turnkey webshop platform dat hen zou klaarstomen voor internationale groei en meer efficiëntie.

Robert legt uit: “Het was tijd voor ons om toe te geven dat het proces misschien niet heel lean en simpel zou zijn als we het zelf deden. Daarom gingen we op zoek naar een standaard eCommerce oplossing die direct uit de doos voor 80% in onze behoeften zou voorzien, met genoeg apps om in nog eens 15% te voorzien. Dan zouden we al een 95% match hebben, wat ons voor nu goed genoeg leek.”

Site image widget

Met Shopify Plus & CODE in zee

Nadat ze een aantal kant-en-klare platforms bekeken hadden besloot het bedrijf voor Shopify te gaan. Time to Market was de belangrijkste factor in die beslissing. Omdat ze zoveel vertraging opgelopen hadden met de ontwikkeling van hun zelfgebouwde platform wist URBANARA dat het cruciaal was om hun nieuwe platform klaar en live te hebben vóór de kerst, met een aansprekende gebruikservaring op alle apparaten.

De deadline was strak: URBANARA wilde binnen 8 tot 12 weken launchen, zo niet eerder. De snelheid waarmee Shopify ingericht en aangepast kan worden, plus de uitgebreide appstore met aanvullende functionaliteit zorgden ervoor dat Shopify bovenaan de lijst kwam te staan in hun zoektocht naar het juiste platform.

De volgende stap was het vinden van een Europese Shopify Plus partner met sterke backend programmeervaardigheden, die ook het kwalitatief hoogstaande ontwerp dat URBANARA aanleverde kon realiseren. Met name de grafische eisen dicteerden die uitkomst. Robert: “Bij alles wat we doen vragen we onszelf af: past dit bij ons merk? Helpt dit om onze merkwaarden over te brengen aan de klant? Het merk is onze kernwaarde, onze USP. Hoe het eruitziet en hoe het is neergezet op onze website is cruciaal voor onze groei.”

URBANARA koos er bewust voor om met een extern bureau in zee te gaan bij het inrichten van hun Shopify webshops. “Van alle bureaus die we spraken leek CODE het meest veelbelovend. Aan hun eerdere projecten zagen we dat ze weten wat ze doen; die hadden een logica waarvan we konden zien dat wij die ook nodig hadden. Ze lijken een voorkeur te hebben voor een leane aanpak, waarbij ze geen onnodige dingen veranderen. En als ze dat wel doen bedenken ze iets goeds. Wij geloofden in hen, dus we besloten om de ontwikkeling van ons nieuwe Shopify platform bij hen neer te leggen.”

Uitdaging aanvaard

Voor CODE was het project een favoriet. Wij houden wel van mooie uitdagingen, en die waren er genoeg! Samen met URBANARA hebben we al hun bestaande tools bekeken (order management, voorraadbeheer, bestellingen en dergelijke), standaard Shopify apps uitgezocht om die te vervangen, en een aantal maatwerk apps gebouwd om al hun bedrijfsprocessen te integreren met Shopify. Hier en daar hebben we delen van het oude system behouden, als dat heel veel tijd bespaarde.

Op het moment werken onze frontenders aan de UK webshop – verwachte launch in de tweede week van Oktober – terwijl onze backenders doorschaven aan de koppeling met Ingram Micro, URBANARA’s fulfilment partner. Ze hebben er al voor gezorgd dat de webshop opgesplitste bestellingen en aparte verzending aankan: grote items worden vaak door andere vervoerders bezorgd en hebben andere bezorgtijden dan kleine dingetjes van textiel, dus als een bestelling beide heeft zorgt het systeem ervoor dat dit correct verwerkt wordt.

En dat allemaal via videocall! We hebben de URBANARA mensen nog nooit live ontmoet, alleen maar elke dag via schermen met ze gesproken. De wonderen van het digitale tijdperk :)

Site image widget

Nieuw momentum

We krijgen de indruk dat URBANARA ook best blij met ons is! Het hielp vast dat we alles steeds netjes op tijd opleverden, ook als de deadlines krap waren. Robert: “Begin Juli hebben we www.urbanara.at gelanceerd, onze nieuwe Oostenrijkse webshop, als test-case voordat we ons vlaggenschip Duitsland opnieuw lanceerden. Dat was 4 of 5 weken later, en nog maar een paar dagen geleden is Zwitserland live gegaan!”

Hij is ook zeer te spreken over een aantal Shopify functies. “Hun tagging systeem is een uitkomst. We kunnen nu dynamische collecties samenstellen met een paar clicks, het gaat volledig automatisch. Vroeger deden we dit allemaal met de hand, ongelooflijk toch...” En dit is niet de enige tijdsbesparing. Vóór Shopify moest URBANARA contact houden met een flink aantal betaaldiensten, bijvoorbeeld. Nu is dit geautomatiseerd, snel en makkelijk. “Het kostte twee minuten om Amazon Pay en PayPal te activeren! En de rest wordt geregeld door Mollie.”

Hetzelfde geldt voor de Inventory Planner tool, die niet alleen veel tijd bespaart maar het ook mogelijk maakt de toekomstige vraag te voorspellen. En voor de koppeling  met Ingram Micro, waardoor de klantenservice de klant precies kan vertellen waar in het proces hun bestelling is. Ondertussen is de IT afdeling gekrompen van 6 fte naar een enkele product manager.

Ook zeker niet onbelangrijk: de sites zijn nu compleet responsive. Omdat 50% van URBANARA’s bezoekers mobiel is, schiet de conversie de lucht in. Robert: “Al zo’n 4 keer hoger, afhankelijk van waar de bezoekers vandaan komen. Neem Social Media Marketing bijvoorbeeld: vroeger gebruikten we Facebook, Pinterest and Instagram ook al, maar het werkte nooit zo goed als nu. We merken echt dat de nieuwe site ons helpt om bezoekers een veel betere mobiele gebruikservaring te geven, en om er blije klanten van te maken!”

Hij voegt eraan toe: “Het is gewoon geweldig. Iedereen was sceptisch in het begin, maar nu kun je zien dat de succesvolle replatforming iedereen in ons bedrijf een flinke boost heeft gegeven. Het
enthousiasme schiet omhoog! We kunnen eindelijk de oude infrastructuur gaan afbreken, weer op snelheid komen, nieuwe ideeën proberen, en groeien.”

Lijdt jouw bedrijf ook aan software lock-in? CODE geeft je graag je momentum terug met Shopify. Aarzel niet om ons te bellen, of mail ons je specificaties

Ook klaar voor een game-changing platform?

Start een project
In 3,5 week van Magento naar Shopify: de Veloretti case

In 3,5 week van Magento naar Shopify: de Veloretti case

Geplaatst 21 maart 2018 door Linda Bleijenberg

Lees meer
SaaS: waarom software kopen als je het kunt leasen?

SaaS: waarom software kopen als je het kunt leasen?

Geplaatst 14 april 2017 door Linda Bleijenberg

Lees meer

Over de auteur

CODE schrijft met gemak 100 regels code per dag, maar een blog is andere koek!  Dat laten we dus graag over aan Linda Bleijenberg, onze copywriter. Ze woont om de hoek en wil ook IT-tovenaar worden als ze later groot is. Tot die tijd schrijft ze blogs over wat wij bij CODE allemaal uitspoken.